学院档案管理制度

　　学院档案管理制度

　　第一章 总则

　　第一条 为了加强对学院综合档案的科学管理，实现档案管理工作的标准化、规范化，更好地为学院各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）及有关文件精神，结合我院具体情况，制定本制度。

　　第二条 本办法所指的档案是指学院在从事教学、科研、基建、财务、党政管理及其它各项活动中，直接形成的对学院和社会具有保存价值的各种文件、图表、声像和实物等不同载体的历史记录。

　　第三条 学院档案工作是维护学院历史真实面貌、办好学院的重要基础工作之一，也是衡量学院教育质量和管理水平的一个重要标志。因此，必须把学院档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导，实行集中统一管理，确保学院档案的完整、准确、系统、安全。

　　第二章 机构与任务

　　第四条 综合档案室主管学院档案工作，对全院的档案实行统筹规划、组织协调、监督和指导。

　　第五条 各部门必须指定专人专职或兼职负责本部门档案材料的管理，包括档案的收集、整理、分类、建册以及档案移交前的保管。

　　第六条 综合档案室的主要任务是：

　　（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；（二）制订本校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；

　　（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；

　　（四）开展档案的开放或利用工作；

　　（五）负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；

　　（六）参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流；

　　（七）负责对全校档案工作人员的业务培训；

　　（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动；

　　（九）开展档案学术研究和交流活动。

　　第三章 文件材料的归档、移交工作

　　凡是反映本院重大工作与活动，具有参考利用价值的文字、声像制品、材料均属归档范围，均应按照规定向学院档案室移交，任何单位或个人不得据为己有或拒绝归档。

　　第七条 文件材料的归档范围：

　　（一）党政管理类

　　主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与本校关于党群管理的文件材料。

　　（二）行政类

　　主要包括高等学校行政工作的各种会议、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

　　（三）学生类

　　主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

　　（四）教学类

　　主要包括反映教学管理、教学实践、教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。

　　（五）科研类

　　按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[1987]6号）执行。

　　（六）基本建设类

　　指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）执行。

　　（七）仪器设备类

　　主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

　　（八）产品生产类

　　主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件资料、样品或者样品照片、录像等。

　　（九）出版物类

　　主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

　　（十）外事类

　　主要包括学校有关人员出席国际学术会议（含在国内举办的）、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。

　　（十一）财会类

　　指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料。

　　以上各类归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

　　第八条 归档时间

　　（一）学校各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年4月底前归档；

　　（二）各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年10月底前归档；

　　（三）科研、基建等部门，应在项目完成后两个月内归档。

　　第九条 归档要求

　　（一）凡属归档的各种文字材料，要求字迹、图像清楚，用签字笔或钢笔书写工整。

　　（二）有关部门应自觉配合档案室将该归档的材料收集齐全，核对准确，按文件的自然形成规律，系统整理并做好立卷工作。

　　（三）在教学、科研、行政后勤等职务活动中形成的对学院有保存价值的各种载体形式的文件、材料、均应按照规定向院档案室移交，各单位不得以任何借口不交，或将档案据为己有。

　　（四）根据档案的保存价值和保管期限的规定，准确划分保管期限：凡反映重大活动和基本历史面貌料等，有长期利用价值的档案列为永久保管；凡是反映学院一般工作活动，在较长时间内有参考利用价值的列为长期保管；凡是在短时间内对学院有参考利用价值的列为短暂保管。

　　第四章档案的保管与利用

　　第十条 学院档案室应做好档案的安全与保护工作。

　　第十一条 建立健全案卷，做好立卷、鉴定报告、交接凭证、检查记录等。

　　第十二条 积极主动开展档案利用工作，建立档案借阅、调档制度，确定档案利用范围，严格履行档案借阅、调档手续；未经院领导批准，任何人不得超工作范围借阅档案。

　　第十三条 任何借阅档案的人员不得擅自拆卷抽取、拍照、复制卷内文字材料，不得泄密、遗失和涂改。

　　第十四条 学院定期组织人员对档案保管情况进行检查，发现问题及时向分管理领导汇报，按有关规定进行整改。

　　第十五条 对已失去保存价值的档案，在经过相关部门鉴定和同意，并造册报经分管院长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何的档案。销毁档案时要指定专人监销，并建立销毁清册。

　　第十六条 各部门档案管理人员都应负责本部门文件材料的齐全、完整。

　　第五章　考核与奖惩

　　第十七条 档案馆应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责，对档案形成部门及专（兼）职档案人员的档案工作进行检查、评估。

　　第十八条 有下列事迹之一的，学校给予表彰和奖励。

　　1、对档案的收集、整理、立卷、归档和提供利用做出显著成绩的。

　　2、对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的。

　　3、将重要或珍贵档案捐献给学校的。

　　4、同违反档案法律、法规的行为作斗争且表现突出的。

　　第十九条 有下列行为之一的，根据情节轻重，轻者学校给予批评并责令其改正；重者，给予行政处分；违反档案法构成犯罪的，依法追究刑事责任。

　　1、将公务活动中形成的应归档的文件资料据为己有，或随意处理，造成损失的。

　　2、不按规定归档或一拖再拖，以种种理由不按期移交档案的。

　　3、拒绝学校档案馆督促、检查、指导的。

　　4、损毁、丢失档案的。

　　5、擅自提供、抄录、公布、销毁档案的。

　　6、涂改、伪造档案的。

　　7、出卖、转让档案，或将档案卖给、赠送外国人的。

　　8、档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

　　第六章 附则

　　第二十条　本办法由综合档案室负责解释。

篇2:镇第二小学学校档案管理制度

　　镇第二小学学校档案管理制度

　　学校档案工作是学校管理工作的重要组成部分。建立健全学校各类档案，目的主要在于为学校和上级有关领导部门分析、总结、部署及调度学校工作和对学校工作作出决策提供准确、可靠的依据。为了加强我校档案的科学管理，有效地保护档案更好为教学服务，制定管理制度如下：

　　1、学校成立学校档案资料管理工作领导小组，对学校档案资料实行统一管理。

　　2、档案实行专人管理，认真做好档案的收集、整理、保管、利用,管理严格保管档案箱、橱钥匙，非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱。

　　3、档案箱、橱进行统一编号，自门口开始从左至右，自上而下编号，并插上查找案卷指引卡。

　　4、按照上级及教育主管部门的有关规定，把学校、各部门和师生每个人手中分散的有关教育、教学、科研、人事、行政、财务、经营等方面的文件材料及各种资料经过挑选，集中管理。任何部门和个人都不得私自保存、占有、销毁和带走应归档的材料。

　　5、做好防火、防水、防潮、防盗、防尘、防光、防有害生物、防高温等工作，定期检查保管情况，确保档案的安全，做到无丢失，无霉变，无虫蛀，无差错。发现问题及时采取补救措施。

　　6、积极地为学校和各项工作提供服务。

　　7、档案资料原则上不外借。如确需复印的，须经组长（校长）批准，方可摘抄、复印，并要立即归档。

　　8、校内人员借阅业务性档案必须经学校档案资料管理领导小组成员批准，并填写相关记录，按时归还，确保档案完好无损。

　　9、查阅者未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料，必须经档案管理人员仔细核对签署意见。

　　10、健全各种检索工具，开发利用现有档案。不断挖掘档案信息，编制各种辅助表册，扩大利用服务范围，提高档案的利用效益。

篇3:学校少年宫档案管理制度

　　学校少年宫档案管理制度

　　一、乡村学校少年宫档案工作按照统一领导、集中管理的原则，建立专门的档案工作机构，形成分管领导负责、专人管理的机制，对少年宫形成的管理、教学、科研、基建、设备、出版物、财会、人事、业务、电子声像、实物等各类档案实行集中统一管理。

　　二、乡村学校少年宫档案工作机构的基本任务

　　1、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策、规定，规划少年宫档案工作。

　　2、制定少年宫档案工作规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。

　　3、组织建设少年宫档案工作的网络，指导和协助各部门做好种类档案的收集、征集、整理、立卷、分类鉴定、保管统计工作。

　　4、接收档案并对室藏的全部档案进行科学管理，开发档案信息资源，做好利用服务工作。

　　5、开展档案宣传工作，提高师生员工的档案意识。

　　三、归档范围

　　1、文书档案：主要包括少年宫在日常工作中形成的各种文件、会议记录、纪要、工作计划、总结、规章制度等具有保存价值的文件材料。

　　2、教学档案：主要包括教学管理、教学实践和教学研究以及学生在小组或社团活动中形成的材料。

　　3、科研档案：主要包括在日常活动项目、特色项目等科研工作中形成的文件材料、少年宫出版的书、学报、校刊等。

　　4、基建档案：主要包括少年宫在基建项目中形成的文字材料、基建图纸、项目审批文件等。

　　5、设备档案：主要包括各种活动器材、使用说明、技术图纸、技术操作规程、软件、技术参数、合格证、保修卡等。

　　6、业务档案：主要包括辅导员培训进修、各种成果、获奖证明等。