附属中学声像载体类档案管理办法

　　附属中学声像载体类档案管理办法

　　为了提高学校声像载体类档案（以下简称声像档案）工作的质量和管理水平，有效地为学生、学校和社会服务，依据《照片档案管理规范》（GB/T11821-20**）、《z省音像档案管理暂行规定》等标准，结合学校的实际，特制订本管理方法。

　　一、声像档案归档范围及其保管期限划定

　　凡反映学校从事教育、教学、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种以音响、画面等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案，其包括：照片、录音带、录像带、幻灯片、光盘等。

　　（一）上级机关领导人到本校视察、检查工作期间形成的照片、录音、录像等声像材料为永久。

　　（二）学校历届校长、书记、省级教学名师、在国内外具有一定影响的知名毕业生的照片材料为永久。

　　（三）学校召开的各类代表大会及重要会议，如：党代会、教代会、校庆庆祝会、先进集体和个人表彰大会等照片、录音、录像等声像材料为永久。

　　（四）本校组织或参加的重要外事活动的照片、录音、录像等声像材料为永久。

　　（五）记录本校重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片、录音、录像等声像材料为永久。

　　（六）记录本校地理概貌、重点工程的照片、录音、录像等声像材料为永久。

　　（七）具有一定影响的学生社会实践活动、先进事迹报告会、奖学金发放仪式、新生开学典礼、毕业生毕业典礼、历届毕业生合影留念等照片、录像和录音材料为长期。

　　（八）军训及文体活动的照片材料为长期，包括：

　　1.校运会开幕、闭幕、比赛场面；校运动队参加省级以上运动会代表合影、比赛场面和破记录、获奖等；

　　2.兄弟院校代表队来访、表演、比赛等；

　　3.新生军训活动等材料。

　　（九）校友会重要活动的照片、录像和录音材料为长期。

　　（十）校级以上优秀课件的声像材料为长期。

　　（十一）其他具有保存价值的照片、录音、录像、幻灯片、光盘等声像材料为长期。

　　二、声像档案的归档要求

　　（一）归档的声像材料必须附有文字说明，其内容包括事由、时间、地点、人物、背景、摄录者等要素。

　　（二）归档的声像材料必须是原版、原件（历史原因除外），其声音、图像必须完整、清晰。

　　（三）归档的音频电子文件必须以MP3或WAV为通用格式，归档的视频电子文件必须以MPEG或AVI为通用格式。以光盘为载体存贮。

　　（四）归档的音像文件材料必须是可读文件。必须在有关的设备上演示或检测，运转正常，无病毒，清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。

　　（五）归档的声像材料由承办部门或摄录人员于工作结束后（30个工作日内）负责收集、整理，及时向档案室移交。

　　（六）档案室应随时收集零散的、具有保存价值的声像资料。

　　三、声像档案的整理

　　（一）整理原则

　　遵循声像档案的形成规律和特点，以有利于保持声像档案的有机联系，便于保管和利用为原则。

　　（二）整理单位

　　声像档案原则上以一盒（盘）、一张为一个整理单位即一件进行整理。

　　（三）整理方法：

　　1.分年度

　　先将声像材料按其形成或针对的年度分开，如一盒（盘）音像档案录制了两个以上内容的或跨年度的，整理时应以主要内容所形成的年度或最后一个年度作为归档年度。归档年度采用自然年度。

　　2.分二级类目（分问题）

　　在每个年度下按问题分类，一级类目是声像档案实体分类的最高层位，标识为“S*”。声像档案根据不同类型的载体，将其分为二级类目，其分类标识规定如下：

　　二级类目名称标识代号

　　照片S*12

　　录音带S*13

　　录像带S*14

　　幻灯片S*15

　　磁盘S*16

　　光盘S*17

　　3.分保管期限

　　在二级类目内划分保管期限，即将其分为永久（标识为Y）或长期（标识为C）。

　　4.排列

　　在二级类目下同一保管期限内排列，同一活动或专题材料，原则上整理时要集中排列，但如不同保管期限应分开排列。

　　5.编号

　　声像档案按排列顺序逐盒（盘）、逐张编写其档号。

　　6.拟写文字说明与装册或装盒

　　按照分类、排列、编号的结果填写声像档案的标签进而装册或装盒上架。对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。照片使用照片册装载，大幅照片采用单张照片盒子装载并贴签。

　　填写标签项目如下图所示：

　　7、编制声像档案归档文件目录

　　声像档案应依据档号的顺序编制归档文件目录。其格式如下表：

　　归档文件目录

　　档号 题名 编制单位 日期 保管期限 备注

　　四、声像档案的保管

　　（一）专柜（库）保管、竖立存放、要避开30奥斯特以上的磁场。

　　（二）照片库房保持温度15-25℃，湿度55-65%。其他声像档案库房，应做到恒温、恒湿、清洁，温度宜18-24℃，相对湿度宜35-45%，要有专用的设备和必要的保护措施。

　　（三）定期检查，及时抢救，确保声像档案的安全。

　　五、声像档案的移交

　　声像材料形成部门应在规定时间内向档案室办理移交手续，填写移交目录一式二份，各执一份备查，如下表：

　　声像档案接收目录登记表

篇2:职业技术学院教学档案管理办法

　　职业技术学院教学档案管理办法

　　建立学院教学档案是学院教学科学管理的重要措施，也是学院的一项基础工作。为了加强学院教学档案管理。以适应学院深入开展教学研究，提高教学质量，开展教育评估、教学检查等需要，特制订本办法。

　　一、教学档案的范围

　　系(部)、教研室都要建立教学档案，教学档案的范围包括：

　　（一）上级教育主管部门及学院下达的政策性、指导性文件及有关规定；

　　（二）教学基本建设的各种规划和计划；

　　（三）自编教材、教学参考资料、实验指导书、实训指导书、实习指导书、习题集、试卷库或试题库、试卷分析及各种电子媒体资料等材料；

　　（四）学期教学工作计划、教学工作进程表、教学计划、教学大纲、学期授课计划、课程教学总结、实习总结等；

　　（五）课程设计任务书、毕业设计(论文)任务书、优秀毕业设计(论文)；

　　（六）学生学业成绩、学籍变动情况、学生座谈会记录整理分析、毕业生质量跟踪调查、毕业生资格审核等材料；

　　（七）教学改革进展情况、教学研究计划、总结，典型经验材料和教学研究刊物；

　　（八）教师业务档案、各种奖励及成果；

　　（九）教学工作评价材料、教学工作会议纪要等；

　　（十）考卷、实践教学的各种记录、实习报告等；

　　（十一）各类申报材料，包括重点专业、精品课程等建设的申报材料；

　　（十二）其他有必要存档的教学文件和资料。

　　二、教学档案的管理

　　(一)教学档案的收集、整理和归档

　　1．教学档案的收集、整理和归档工作，列入教学管理程序，列入教学活动的工作计划，列入教务处、系(部)的职责范围和兼职档案管理人员的岗位职责。

　　教学档案实行分级管理，教学活动中形成的教学档案，由教师、教研室、系(部)负责收集、整理。各项教学管理中形成的教学档案，由教务处及有关职能部门按其职责范围由专人负责收集、整理。

　　2．归档的教学档案必须完整；必须准确地反映学院教学管理等各项活动的真实内容和历史过程；必须层次分明，符合其形成规律。

　　3．教学档案归档一式一份。比较重要的和利用频繁的档案可适当增加归档份数。各系(部)可自备一份存档。

　　4．教学档案归档接收时间为每学期期末（原则上定在第十八周），并在下学期第三周前归档完毕。

　　(二)教学档案的鉴定、分类、编目

　　1．根据学院档案管理的有关规定中确定的各类教学档案的保管期限。档案保管期限，根据档案利用价值的时间长短可分为永久、长期、短期三种。

　　2．由学院有关档案管理人员组成教学档案检查小组，对教学档案进行检查。检查中如发现内容有不确切、不完整等情况，应及时责成有关部门和人员负责补充。检查工作应定期进行，一般一学年两次。

　　3．根据国家规定和学院制订的相应规定对教学档案进行编目造册，遵循教学文件材料的形成规律，根据学院档案管理规定的教学档案分类编目办法进行分类，分类方法要统一、一致，不能轻易随意变动。

　　要编制教学档案的案卷目录和全引目录。

　　（三)教学档案的保管、利用

　　1．教学档案，必须用专门器具妥善存放，科学排列，便于查找。

　　2．教学档案，要定期进行清理检查，对破损的教学档案要及时进行修补和复制。库存教学档案因移交需注销时，要查明原因，并保存依据。

　　3．销毁教学档案必须严格、慎重。事前应编制销毁清册，经学院主管领导批准。销毁教学档案时，要严格执行保密规定。

　　4．学院教学档案信息的利用，是学院教学管理的一项重要内容。教学档案的查阅必须严格执行借阅制度，办理借阅手续，并注意严格执行保密制度。

　　教学档案原稿，一般不得外借。特殊情况，应经主管领导批准后，方可外借。

　　三、附则

　　（一）本办法自公布之日起实施。

　　（二）本办法如与学院档案管理办法的不符之处，则按学院规定执行。

篇3:大学学生档案管理办法

　　大学学生档案管理办法

　　学生档案是如实记载学生在校期间学习、生活、成长的记录，为了贯彻党的教育方针，真正落实国家颁布的《教育法》，加强对学生的思想教育和各方面的管理；更好地了解、考察和培养学生为学生毕业后用人单位的录用起到积极的作用；为了准确无误的整理保管每一名学生的档案材料内容，特制定本办法

　　一、管理原则

　　学生档案管理实行全校学生档案集中统一管理，切实维护学生档案的完整性和真实性。

　　二、学生档案归档范围

　　1、学生高考资料

　　2、高等学校毕业生体检表

　　3、高等学校毕业生登记表

　　4、入团志愿书

　　5、入党申请书、志愿书及考核、培养、调查材料

　　6、学生奖惩材料

　　7、学生学籍异动材料

　　8、成绩总表

　　9、学生教育实习、毕业实习考核成绩评定表

　　10、其它

　　三、学生档案管理人员工作职责

　　1、负责对各学院、部门的学生档案材料的整理进行指导、督促，在每年十二月对学生档案的收集整理进行检查、考核。

　　2、积极提供利用并办理档案的查阅。

　　3、保管好学生档案，遵守保密制度，保证学生档案的安全。

　　4、做好学生档案的进出、交接和转递工作。

　　5、办理其他有关事宜。

　　四、部门学生档案管理工作职责

　　1、各学院按各自职责范围收集和整理相关学生档案材料。

　　2、学生档案材料一律用钢笔或毛笔书写。

　　3、学生在校期间形成的档案材料由各学院收集保管，并在每年十一月底以前完成上一学年度形成的档案材料的整理。

　　五、学生档案的查阅

　　1、查阅人需持有关证件在阅览室查阅，不允许将档案带出阅览室。

　　2、查档人不允许在档案上圈划、涂抹、篡改、批注，不得抽出档案材料，不得向无关人员泄露档案内容。

　　3、档案原则上不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还。

　　4、查阅学生档案一般限对学工处、保卫处、教务处、各学院。

　　六、学生档案的交接与转递

　　1、每年各类招生结束后，有关部门（招生办或教务处）应及时将学生档案移交。移交过程中，必须认真清点、核对，并办理交接手续。

　　2、招生过程中和招生结束后，凡涉及学生退档，须经招生办同意后，办理有关退档手续。

　　3、学生毕业派遣后，学生管理科在一个月内将档案转至毕业生就业单位或学生入学时的生源所在地毕业生分配办公室或人才交流机构，如有特殊情况，需将档案保留在校的，经有关部门同意后，按学校代管档案办法办理。

　　4、档案转递应办理登记手续，填写“转递通知单”，通过机要（特快专递）转递档案，“转递通知单”回执返回后应及时整理并归档备查。

　　5、学生档案转出一律不对学生个人和家长。档案接收单位到校领取档案必须持有公函，并由领取人签名。

　　（1）学生转学，应凭转学审批表和招生录取名单，办理档案的转出或转入手续；

　　（2）学生考入高一级院校，凭录取学校的录取通知书或调档函办理档案转出手续；

　　（3）根据国家关于毕业生就业政策的规定，逾期未落实工作单位的学生档案将转至生源所在地毕业生就业主管部门保管；

　　（4）档案的转递应由工作人员专送或通过机要邮寄，学生本人或其委托人不得自带。