企业物资入库验收管理制度

　　企业物资入库验收管理制度

　　制度名称

　　物资入库验收管理制度

　　编 号

　　受控状态

　　执行部门

　　监督部门

　　编修部门

　　第1章 总则

　　第1条 目的

　　为了确保所有入库物资的质量都符合企业要求和生产经营需要，防止不合格物资入库、投入使用或流向市场，特制定本制度。

　　第2条 适用范围

　　本制度适用于所有进入本企业仓库的物资的验收工作。

　　第3条 相关定义

　　入库验收是对即将入库的物资进行质量、数量、包装和规格等方面的查验，是保证入库物资合格的重要环节之一。

　　第4条 职责划分

　　1.物资验收主管负责统筹安排物资验收作业、制定入库验收规划、处理验收异常情况等。

　　2.物资验收专员负责验收所有物资的数量、重量、规格，并检查物资包装和外观情况。

　　3.对较为特殊的物资或设备，公司应组织质量部门、技术部门和采购部门等相关部门一同参与检验。

　　第2章 入库验收规划

　　第5条 确定入库验收的内容

　　入库验收的内容应包括以下两点。

　　1.核对采购订单与供货商发货单是否相符，依据单据对物资数量进行点收。

　　2.检查物资外观，包括包装是否牢固、包装标志标签是否符合要求，开包检查物资有无损坏，物资的气味、颜色、手感等是否正常。

　　3.仔细检查物资质量进行，主要检查其关键质量指标。

　　4.记录物资验收信息。

　　第6条 确定入库验收的方式

　　1.入库验收有全检和抽验两种方式，大批量到货一般只进行抽验。

　　2.若采用抽验的方式，则需要根据物资的特点、价值、物流环境等综合考虑，确定合理的抽验比例。确定抽验的比例时一般应考虑以下七项因素。

　　入库验收抽验比例考虑因素一览表

　　考虑因素

　　抽验比例

　　商品价值

　　商品价值高的，应全查或提高抽验比例;有些价值特别高的商品应全验

　　商品的性质

　　商品性质不稳定的、质量易变化的和易混杂不良品质的，应提高验收比例或全查

　　气候条件

　　在雨季或梅雨季节，怕潮商品应提高抽验比例;在冬季，怕冻商品应提高抽验比例或全查

　　运输方式和工具

　　采用容易影响质量的运输方式和运输工具运送的商品，应提高抽验比例

　　厂商信誉

　　信誉好的厂商的抽验比例小，反之则大

　　生产技术

　　生产技术水平高、质量较稳定的产品，抽验比例小

　　储存时间

　　储存时间长的商品，应提高抽验比例

　　第7条 选择入库验收的方法

　　入库验收专员应根据物资的特性选择合适的验收方法。具体方法及其介绍如下表所示。

　　入库验收方法一览表

　　检验方法

　　具体介绍

　　视觉检验

　　在充足的光线下，利用视力观察物资的颜色、状态等表面状况，检验物资是否发生了变形、破损、脱落、变色、结块等情况，进而对质量加以判断

　　听觉检验

　　通过摇动、搬运、轻度敲击等操作听取声音，以判断物资的质量

　　触觉检验

　　利用手感鉴定物资的光滑度、细度、黏度和柔软度等，判定物资的质量

　　嗅觉、味觉检验

　　通过物资特有的气味、滋味，测定、判定物资的质量

　　测试仪器检验

　　利用各种专用测试仪器鉴定物资品质。如对物资进行含水量、密度、黏度、光谱等的测试

　　运行检验

　　对某些特殊物资，如车辆、电器等进行运行检验，确保其能够正常运行

　　第8条 确定入库验收的时间

　　不同数量、种类的物资由于其检验复杂程度、工作量不同，应有不同的验收时间要求。

　　1.对外观等易识别的物资，物资验收专员应于收到物资后一天内完成检验。

　　2.属用化学或物理手段检验的材料，物资验收专员应于收到物资样件后三天内完成检验。

　　3.必须试用才能实施检验者，物资验收主管应在“物资验收报告表”中注明预计完成日期，一般不超过七天。

　　第9条 规范物资验收要求

　　1.物资验收专员应在物资验收前制定好物资验收要求。

　　2.一般情况下，验收普通物资时均需严格执行“凭证手续不全不收、品种规格不符不收、品质不符合要求不收、无计划不收、逾期不收”五项规定。

　　第3章 物资验收的实施管理

　　第10条 做好验收准备

　　物资验收专员应做好接单接货验收准备，准备工作一般情况下包括以下五个方面。

　　1.收集、整理并熟悉各项验收凭证、资料和相关验收要求。

　　2.准备验收所需的计量器具、卡量工具和检测仪器仪表等，确保其准确可靠。

　　3.落实入库物资的存放地点，选择合理的堆码垛形和保管方法。

　　4.准备所需的苫垫、堆码物料、装卸机械、操作器具和负责验收作业的人力。如为特殊物资，还须配备相应的防护用品，采取必要的应急防范措施，以防万一。

　　5.进口物资或存货单位要求对物资进行质量检验时，要预先通知商检部门或检验部门到库进行检验或质量检测。

　　第11条 核对单据

　　1.审核验收依据，包括业务主管部门或采购部门提供的入库通知单、订货合同和订货协议书。

　　2.核对供货单位提供的验收凭证，包括发票、质量保证书、发货明细表、装箱单、磅码单、说明书和、保修卡和合格证等是否齐全。

　　第12条 数量点收

　　1.物资验收专员核对供方所交物料与订单所列物料、品种、规格是否相符。

　　2.物资验收专员清点物资数量，确定数量是否相符，是否有超交或少交货的现象。

　　(1)如果数量齐全，物资检验专员进行外观检验。

　　(2)如果数量不符，上报采购部，由采购部决定如何处理。

　　第13条 外观检验

　　1.物资验收专员对有包装的物资，检验物资包装表面状况;对无外包装的物资，检验物资表面状况。

　　2.检查物资和包装容器上是否贴有标签，标签上是否注明了物资品名、物资编码、生产日期、生产厂家和物资数量等内容。

　　3.若发现物资有倾覆、破损、变质和受潮等异常现象时，应先初步计算损失。不同程度的损失需要区别对待，具体要求如下表所示。

　　不同程度损失的处理要求一览表

　　损失程度

　　处理要求

　　损失超过限定

　　物资验收专员应及时通知采购人员或供应商前来处理，并尽可能维持异常状态以利于处理作业

　　损失未超限定

　　依实际数量办理验收，并于“物资入库检验报告单”上注明损失数量和实际情况

　　4.计算损失后，将物资外观检验结果登记在 “物资入库检验报告单”上。

　　第14条 质量检验

　　1.物资验收专员选择合适的检验方法，对数量准确、表面完好的物资进行质量检验。

　　2.物资验收专员应对检验合格的物资作合格标记为物资入库做好准备;为物资入库做好准备;对检验不合格的物资作不合格标记，由相关人员作进一步处理。

　　3.检验完毕，应按照检验结果填制“物资入库检验报告单”。

　　第4章 物资验收结果处理

　　第15条 入库验收结果处理

　　物资验收人员应根据不同的检验结果对物资作出相应处理，具体检验结果及其相应的处理方式下表所示。

　　入库验收结果处理一览表

　　验收结果

　　处理方式

　　合格物资

　　★ 在外包装上贴“合格”标签，以示区别

　　★ 每日工作结束时，将本日所收物资的数量汇总填入“验收日报表”

　　不合格

　　物资

　　★ 在外包装上贴“不合格”标签，并于“物资验收报告表”上注明不合格原因

　　★ 向相关主管请示处理办法，然后转采购部相关人员处理并通知请购部门

　　★ 办理不合格物资的退货手续时，应开具“物资交运单”并附“物资验收报告表”，呈相关领导签字确认，作为异常物资出厂凭证

　　交货数量超额

　　★ 经过验收，若发现交货数量超过订购量部分，原则上应予以退回

　　★ 对以重量或长度计算的材料，其超交量在3%以下时，可在“验收单”备注栏内注明超交数量，经相关负责人同意后予以接收

　　交货数量短缺

　　★ 经过验收，若发现交货数量未达订购量时，原则上应暂时拒收物资，要求供应商补足后重新入库验收

　　★ 经请购部门负责人同意后，仓储部门安排物资入库，财务部门可按实际入库数量进行结算

　　第16条 验收状态标识

　　物资检验专员将检验结果上报后，根据领导审批意见对该批物资做出检验标识，以便其他人员开展后续作业。

　　1.对验收合格的物资应标识允收标签。

　　2.对数量不符、质量无重大问题且属于特采的物资应标识特采标签，并追踪物资在使用过程的质量状况。

　　3.对数量严重不符、质量不合格的物资应标识拒收标签。

　　第5章 附则

　　第17条 本制度由仓储部制定，其修改、解释权归仓储部所有。

　　第18条 本制度呈总经理核准后，于颁布之日起实施，修订时亦同。

　　编制日期

　　审核日期

　　批准日期

　　修改标记

　　修改处数

　　修改日期

篇2:企业物资入库验收管理制度

　　企业物资入库验收管理制度

　　第1章 总则

　　第1条 目的

　　为了确保所有入库物资的质量都符合企业要求和生产经营需要，防止不合格物资入库、投入使用或流向市场，特制定本制度。

　　第2条 适用范围

　　本制度适用于所有进入本企业仓库的物资的验收工作。

　　第3条 相关定义

　　入库验收是对即将入库的物资进行质量、数量、包装和规格等方面的查验，是保证入库物资合格的重要环节之一。

　　第4条 职责划分

　　1.物资验收主管负责统筹安排物资验收作业、制定入库验收规划、处理验收异常情况等。

　　2.物资验收专员负责验收所有物资的数量、重量、规格，并检查物资包装和外观情况。

　　3.对较为特殊的物资或设备，公司应组织质量部门、技术部门和采购部门等相关部门一同参与检验。

　　第2章 入库验收规划

　　第5条 确定入库验收的内容

　　入库验收的内容应包括以下两点。

　　1.核对采购订单与供货商发货单是否相符，依据单据对物资数量进行点收。

　　2.检查物资外观，包括包装是否牢固、包装标志标签是否符合要求，开包检查物资有无损坏，物资的气味、颜色、手感等是否正常。

　　3.仔细检查物资质量进行，主要检查其关键质量指标。

　　4.记录物资验收信息。

　　第6条 确定入库验收的方式

　　1.入库验收有全检和抽验两种方式，大批量到货一般只进行抽验。

　　2.若采用抽验的方式，则需要根据物资的特点、价值、物流环境等综合考虑，确定合理的抽验比例。确定抽验的比例时一般应考虑以下七项因素。

考虑因素	抽验比例
商品价值	商品价值高的，应全查或提高抽验比例；有些价值特别高的商品应全验
商品的性质	商品性质不稳定的、质量易变化的和易混杂不良品质的，应提高验收比例或全查
气候条件	在雨季或梅雨季节，怕潮商品应提高抽验比例；在冬季，怕冻商品应提高抽验比例或全查
运输方式和工具	采用容易影响质量的运输方式和运输工具运送的商品，应提高抽验比例
厂商信誉	信誉好的厂商的抽验比例小，反之则大
生产技术	生产技术水平高、质量较稳定的产品，抽验比例小
储存时间	储存时间长的商品，应提高抽验比例

　　第7条 选择入库验收的方法

　　入库验收专员应根据物资的特性选择合适的验收方法。具体方法及其介绍如下表所示。

检验方法	具体介绍
视觉检验	在充足的光线下，利用视力观察物资的颜色、状态等表面状况，检验物资是否发生了变形、破损、脱落、变色、结块等情况，进而对质量加以判断
听觉检验	通过摇动、搬运、轻度敲击等操作听取声音，以判断物资的质量
触觉检验	利用手感鉴定物资的光滑度、细度、黏度和柔软度等，判定物资的质量
嗅觉、味觉检验	通过物资特有的气味、滋味，测定、判定物资的质量
测试仪器检验	利用各种专用测试仪器鉴定物资品质。如对物资进行含水量、密度、黏度、光谱等的测试
运行检验	对某些特殊物资，如车辆、电器等进行运行检验，确保其能够正常运行

　　第8条 确定入库验收的时间

　　不同数量、种类的物资由于其检验复杂程度、工作量不同，应有不同的验收时间要求。

　　1.对外观等易识别的物资，物资验收专员应于收到物资后一天内完成检验。

　　2.属用化学或物理手段检验的材料，物资验收专员应于收到物资样件后三天内完成检验。

　　3.必须试用才能实施检验者，物资验收主管应在“物资验收报告表”中注明预计完成日期，一般不超过七天。

　　第9条 规范物资验收要求

　　1.物资验收专员应在物资验收前制定好物资验收要求。

　　2.一般情况下，验收普通物资时均需严格执行“凭证手续不全不收、品种规格不符不收、品质不符合要求不收、无计划不收、逾期不收”五项规定。

　　第3章 物资验收的实施管理

　　第10条 做好验收准备

　　物资验收专员应做好接单接货验收准备，准备工作一般情况下包括以下五个方面。

　　1.收集、整理并熟悉各项验收凭证、资料和相关验收要求。

　　2.准备验收所需的计量器具、卡量工具和检测仪器仪表等，确保其准确可靠。

　　3.落实入库物资的存放地点，选择合理的堆码垛形和保管方法。

　　4.准备所需的苫垫、堆码物料、装卸机械、操作器具和负责验收作业的人力。如为特殊物资，还须配备相应的防护用品，采取必要的应急防范措施，以防万一。

　　5.进口物资或存货单位要求对物资进行质量检验时，要预先通知商检部门或检验部门到库进行检验或质量检测。

　　第11条 核对单据

　　1.审核验收依据，包括业务主管部门或采购部门提供的入库通知单、订货合同和订货协议书。

　　2.核对供货单位提供的验收凭证，包括发票、质量保证书、发货明细表、装箱单、磅码单、说明书和、保修卡和合格证等是否齐全。

　　第12条 数量点收

　　1.物资验收专员核对供方所交物料与订单所列物料、品种、规格是否相符。

　　2.物资验收专员清点物资数量，确定数量是否相符，是否有超交或少交货的现象。

　　(1)如果数量齐全，物资检验专员进行外观检验。

　　(2)如果数量不符，上报采购部，由采购部决定如何处理。

　　第13条 外观检验

　　1.物资验收专员对有包装的物资，检验物资包装表面状况;对无外包装的物资，检验物资表面状况。

　　2.检查物资和包装容器上是否贴有标签，标签上是否注明了物资品名、物资编码、生产日期、生产厂家和物资数量等内容。

　　3.若发现物资有倾覆、破损、变质和受潮等异常现象时，应先初步计算损失。不同程度的损失需要区别对待，具体要求如下表所示。

损失程度	处理要求
损失超过限定	物资验收专员应及时通知采购人员或供应商前来处理，并尽可能维持异常状态以利于处理作业
损失未超限定	依实际数量办理验收，并于“物资入库检验报告单”上注明损失数量和实际情况

　　4.计算损失后，将物资外观检验结果登记在 “物资入库检验报告单”上。

　　第14条 质量检验

　　1.物资验收专员选择合适的检验方法，对数量准确、表面完好的物资进行质量检验。

　　2.物资验收专员应对检验合格的物资作合格标记为物资入库做好准备;为物资入库做好准备;对检验不合格的物资作不合格标记，由相关人员作进一步处理。

　　3.检验完毕，应按照检验结果填制“物资入库检验报告单”。

　　第4章 物资验收结果处理

　　第15条 入库验收结果处理

　　物资验收人员应根据不同的检验结果对物资作出相应处理，具体检验结果及其相应的处理方式下表所示。

验收结果	处理方式
合格物资	★在外包装上贴“合格”标签，以示区别 ★每日工作结束时，将本日所收物资的数量汇总填入“验收日报表”
不合格 物资	★在外包装上贴“不合格”标签，并于“物资验收报告表”上注明不合格原因 ★向相关主管请示处理办法，然后转采购部相关人员处理并通知请购部门 ★办理不合格物资的退货手续时，应开具“物资交运单”并附“物资验收报告表”，呈相关领导签字确认，作为异常物资出厂凭证
交货数量超额	★经过验收，若发现交货数量超过订购量部分，原则上应予以退回 ★对以重量或长度计算的材料，其超交量在3%以下时，可在“验收单”备注栏内注明超交数量，经相关负责人同意后予以接收
交货数量短缺	★经过验收，若发现交货数量未达订购量时，原则上应暂时拒收物资，要求供应商补足后重新入库验收 ★经请购部门负责人同意后，仓储部门安排物资入库，财务部门可按实际入库数量进行结算

　　第16条 验收状态标识

　　物资检验专员将检验结果上报后，根据领导审批意见对该批物资做出检验标识，以便其他人员开展后续作业。

　　1.对验收合格的物资应标识允收标签。

　　2.对数量不符、质量无重大问题且属于特采的物资应标识特采标签，并追踪物资在使用过程的质量状况。

　　3.对数量严重不符、质量不合格的物资应标识拒收标签。

　　第5章 附则

　　第17条 本制度由仓储部制定，其修改、解释权归仓储部所有。

　　第18条 本制度呈总经理核准后，于颁布之日起实施，修订时亦同。