职业学院会议室报告厅使用管理办法
- 2024-09-30
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职业学院会议室(报告厅)使用管理办法
(20**年9月10日第19次院务会议通过)
为加强管理，规范服务，合理配置会议室资源，特制定本办法。本办法所指的会议室(报告厅)指校级的会议室、贵宾室及报告厅，各部门会议室由各部门负责管理。
一、会议室的管理及使用范围
(一)会议室的日常管理
1、学院的会议室、贵宾室、报告厅由总务处负责统一管理和协调安排使用。
2、学院会议室仅供学院或职能部门组织的全校性会议使用，原则上不用于各部门内部会议。
3、报告厅主要用于大型学术活动及重要会议。
4、学院会议室(报告厅)的日常管理由总务处负责，具体负责：室内财产及钥匙的保管、室内茶水的供应、室内卫生保洁、室内电器设备及门窗的关闭;信息中心负责学术交流中心报告厅电教和多媒体设备的日常使用、维护和管理。
(二)会议室的使用范围
序 号
会议室名称
可容纳人数
使 用 范 围
1 学术交流中心一楼报告厅 300人
主要用于大型学术活动、重要会议
2 学术交流中心2212报告厅 200人
主要用于大型学术活动、重要会议
3 学术交流中心2214报告厅 125人
主要用于大型学术活动、重要会议
4 行政楼1502会议室 50人
主要用于各职能部门 召开会议
5 行政楼1503会议室 14人
主要用于学院领导
接待日使用
6 行政楼1505会议室 35人
主要用于各职能部门
召开会议
7 行政楼1506会议室 30人
主要用于各职能部门召开会议或普通接待
8 行政楼1507会议室 40人
主要用于中层干部会议
9 行政楼1508会议室 50人
主要用于中层干部会议和重要来宾接待
10 行政楼1509接待室 18人
主要用于重要来宾
接待和会间休息
二、会议室借用程序
1、各职能部门在每周五下班前将本部门下周需召开的会议(活动)和需要使用会议室情况书面报总务处，由总务处按照会议轻重缓急、先后有序的原则进行安排。若各部门预定的会议与学院临时安排的重要会议发生冲突，使用单位须服从学院的安排;
2、各部门使用会议室(报告厅)需填写《xx职业技术学院会议室(报告厅)使用申请表》，说明活动内容、时间、人数以及所需设备等具体要求，由部门负责人签名，送总务处负责人审批同意后安排。临时性会议或接待需要借用普通会议室可电话申请，使用报告厅不接受电话申请。
三、会议室使用规定
1、自觉维护会议室的环境卫生，不在会议室内进餐、吸烟，不随地吐痰，乱丢杂物，不大声喧哗，保持会议室的整洁。
2、使用单位在会议室悬挂、张贴物品，不得破坏、弄脏原有装修，坚持“谁安装谁拆除”的原则，会后使用部门应及时清理横幅等张贴物;未经总务处同意，不得改变会议室设备、家具的位置，如有改变须在会议结束后主动恢复桌椅的位置;爱护公物，避免坚硬物品的划伤，不得将会议室物品携出室外。
3、会议室使用完毕后，要及时关闭空调、仪器设备、门窗，切断电源。总务处应及时对会议室使用情况进行检查。由于使用完毕未关空调、电源、门窗等，造成设备和物品损坏或丢失的，由会议使用部门承担责任。
4、各部门使用学院会议室或报告厅，使用前应认真检查室内设施情况，如发现设施损坏等情况要及时与总务处联系，及时修复，对因使用不当造成会议室设施损坏的单位，要追究当事人和相关领导的相应责任。
5、学术交流中心报告厅电脑、投影及其他多媒体设备，由信息中心负责管理和提供使用，其他会议室所需要设备由主办部门自备和装卸。
6、使用部门如有特殊要求须事先与总务处联系。
本规定自公布之日起执行。
附件：
xx职业技术学院会议室(报告厅)使用申请表
申请部门
参加人数
会议内容
会议地点
开会时间
年 月 日 点 至 点
使用部门
负责人审批
总务处审批
备 注
注：1、如需要矿泉水、电教设备、移动桌椅等，请在“备注”栏内注明，
由总务处行政事务办统筹安排。水果、鲜花、座位牌等由使用部门自备。
2、总务处联系人：XX，联系电话：XXXX;传真：XXXX
送表时间： 经办人： 联系电话：
篇2:学院学术报告厅会议室教室实训室使用管理规定
学院学术报告厅、会议室教室、实训室使用管理规定
第一章总则
第一条 学术报告厅、会议室、教室、实训室属学院固定资产，是办学的基本物质条件;是学院进行学术交流、专题报告、大型会议、教学、科研、实训及举办活动的重要场所，必须认真管理，充分发挥使用效益。
第二条 为充分发挥学院固定资产的使用功能，进一步提高其使用效率,达到规范管理、优质服务、提高效益的目的，结合我院的实际情况，特制定本规定。
第三条 凡属院、系、部、中心、二级学院开展的各类教学、培训、涉外交流活动(会议)，学院均应给予大力支持和积极配合，全院各部门均应增强爱护国家财产和成本节能意识，实现社会效益和经济效益“双赢”。
第四条 学院委托教务处负责教室、实训室的使用安排及管理，总务处负责学院的会议室、贵宾室、学术报告厅的使用管理，未经管理职能部门许可，任何部门和个人不得擅自使用。
第五条 各部门开展带经营性质的有偿培训等活动，事先须向管理职能部门提出申请，经批准后，按规定交付使用费，并纳入成本核算。严禁任何人借单位名义利用学院资源擅自开班，谋取个人利益。
第二章 会议室的使用管理
第六条 本规定所指的会议室为院级的会议室、贵宾室，各部门会议室由部门负责使用管理。
第七条 学院会议室仅供学院或职能部门组织的全院性会议使用，原则上不用于各部门内部会议。
第八条 会议室借用按照先申请，后使用的程序。各部门使用会议室需填写《XX职业技术学院会议室(报告厅)使用申请表》，由部门负责人签名，在每周五下班前将本部门下周需召开的会议(活动)等情况书面报总务处，总务处负责人审批同意，管理人员按照会议轻重缓急、先后有序的原则进行安排。若各部门预定的会议与学院临时安排的重要会议发生冲突，使用单位须服从学院的安排。临时性会议或接待需要借用普通会议室可电话申请(联系电话：XXXX)。
第九条 自觉维护会议室的环境卫生，爱护室内设备、设施，保持会议室的整洁。使用单位在会议室悬挂、张贴物品，不得破坏、弄脏原有装修，坚持“谁安装谁拆除”的原则，会后使用部门应及时清理横幅等张贴物;未经总务处同意，不得改变会议室设备、家具的位置，如有改变须在会议结束后主动恢复;不得将会议室物品携出室外。会议室使用完毕后，要及时关闭门窗、空调和仪器设备，切断电源。总务处应及时对会议室使用情况进行检查。由于使用完毕未关空调、电源、门窗等，造成设备和物品损坏或丢失的，由会议使用部门承担责任。
第三章 学术报告厅的使用管理
第十条 学术报告厅供学院重要报告、大型会议、讲座等校级活动使用，一般不另作他用。各系部独立举行的非全校活动要从严控制，学生活动原则上不得入内，特殊情况必须经主管院长批准。
第十一条 凡属有偿培训或校外租用的培训、会议等活动，严格遵守学院的审批程序，按规定收取场地使用租金(由总务处二级财务收取后统一转学院财务处)，收费标准(见附件1)。如属非经营性活动需免场租的应报主管院长审批。
第十二条 报告厅的使用遵循先申请、后使用，谁使用、谁负责的原则。申请程序和办法同会议室，经总务处、信息中心负责人审批同意后方可使用。
第十三条 在使用报告厅期间，活动组织者必须负责维持活动正常秩序、保持和维护场内的整洁和卫生，确保设备和设施完好。
第四章 教室、实训室的使用管理
第十四条 教室、实训室是学校重要的教学设施，是教学、科研、实训等活动的重要场所，不能挪作他用。
第十五条 教室、实训室原则上不对外租借，如有特殊情况，由教务处根据学期教学计划和实际需要统一调配、安排使用。总务处、信息中心协助做好日常相关的管理、保养、维护工作。
第十六条 继续教育学院、创业培训学院等开展的计划内教学、培训(计划内是指教学计划或业务范围内的教学活动，不属有偿性质)所需教室(或实训室)均由教务处统筹安排。
第十七条 教室资源是学校的公共财产，其使用必须优先满足教学的需要，教室资源统一由教务处负责分配、协调和安排使用，为了加强对教室资源的管理和培训成本计算，凡校内各部门(包括各系、处室、工会、信息中心、继续教育学院、创业培训学院、图书馆等)组织开展的教学、培训、会议等活动必须按规定申请租赁教室。
第十八条 教室的租赁必须由具有法人资格的单位(含校内各部门)或组织提出申请，不接受个人名义的租借，申请时由主办单位或组织填写《XX职业技术学院教室租赁申请表》(见附件4)，填写申请表上的所有项目，加盖单位或组织公章地，附上使用教室进行活动的具体内容，报教务处审批同意后方可使用。
第十九条 教室是用来传授知识，教书育人的地方，租赁教室的单位或组织在开展的教学、培训、会议等活动时，必须坚持四项基本原则，不得散布违反党和国家方针、政策和法律的言论，不得传播淫秽内容。一经发现，学院有权立即取消租赁协议，所造成的后果由租赁单位或组织负责。
第二十条 经审批同意使用的单位或组织必须遵守校园教学作息时间，做好学员的组织工作，保持校园的良好教学环境，遵守校园的有关规定，遵守学习纪律，爱护公物和卫生，如有违反规定而损坏学校公物和设施的按有关规定处理。
第二十条 使用的单位或组织必须按标准缴纳租赁费用，费用统一由财务处收取，对未按要求缴纳租赁费用的，教务处有权不予使用。校内各部门开展的教学、培训、会议等活动使用教室的费用可由财务处从收费中扣除，租赁费用作成本计算。
第二十一条 在租赁教室时，需动用相关部门的人员协助时，在上班时间以外的就给予每人50元/天的加班补助。校外单位或组织由教务处申报，校内的由使用部门申报，财务处核准后发给相关人员，该费用作成本计算。
第五章 附则
第二十二条 此规定自院务会议通过之日起执行，原《XX职业技术学院会议室(报告厅)使用管理办法》、《关于校内外租赁教室的规定》自行废止。解释权属总务处。
附件：
1. XX职业技术学院会议室(报告厅)的使用范围、租借收费标准
2.XX职业技术学院会议室(报告厅)使用申请
3.XX职业技术学院教室租赁标准
4.XX职业技术学院租赁教室申请表
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